Inspraaksessie declaratie oplossing met AFAS zorg klanten

Op 24-09-2024 is de eerste inspraaksessie geweest van OrangeCubes. Hier zijn diverse organisaties aangehaakt om input te geven over de ontwikkelingen van de declaratie oplossing. 

In deze sessie kwamen alle deelnemers uit de zorg en in dit geval uit de Geestelijke gezondheidszorg (GGZ) en de Gehandicaptenzorg. 

Tijdens de inspraaksessie zijn we ingegaan op de belangrijkste uitdagingen en suggesties op het gebied van beoordeling, loonmutaties en de huidige applicatie. De volgende punten kwamen naar voren:

1. Te veel mutaties voor leidinggevenden

De grote hoeveelheid mutaties maakt het lastig om effectief te beoordelen. Dit leidt er vaak toe dat alles in één keer wordt goedgekeurd zonder gedetailleerde controle. Door het aantal mutaties te verminderen, krijgt een beoordelaar meer ruimte om de belangrijke zaken wel te controleren. We kunnen dit aantal reduceren door afwijkingen te herkennen, uitzonderingen te markeren of alleen op basis van steekproeven te beoordelen.

2. Validatie en signalering

Er is een duidelijke behoefte aan een systeem voor signalering, bijvoorbeeld:

1. Een validatiecheck voor declaraties, waarbij deze gemarkeerd worden als groen (correct), geel (50% overeenkomend) of rood (niet correct). Dit zorgt voor een meer gerichte controle.
2. Markeringen kunnen worden toegevoegd op basis van bijvoorbeeld boekingen op verlof- en/of ziektedagen, aanpassingen op woon-werkverkeer, of grote afwijkingen ten opzichte van het standaardpatroon.
   

3. AI en automatisering

We hebben gesuggereerd dat AI kan helpen bij het automatisch signaleren van afwijkingen, waardoor alleen relevante uitzonderingen aan beoordelaars getoond worden. Dit zou een verbetering zijn ten opzichte van willekeurige steekproeven.

4. AFAS workflow

Er is grote behoefte om medewerkers en leidinggevenden via de standaard AFAS workflow automatisch te informeren zodra er taken klaarstaan. Het is momenteel inefficiënt dat beoordelaars en medewerkers actief op zoek moeten naar hun taken op de InSite-pagina of in de mobiele app.

5. Patroonherkenning voor mutaties

Voor het snel boeken van mutaties, zoals thuiswerkdagen en woon-werkverkeer, zou het handig zijn om automatisch patronen te gebruiken. Medewerkers zouden dan alleen nog de uitzonderingen hoeven in te voeren, wat de efficiëntie zou verhogen.

6. Dashboard

Er is vraag naar een dashboard dat inzicht biedt in declaraties, zodat zowel medewerkers als leidinggevenden een duidelijker beeld hebben van de voortgang en status van de mutaties.

7. Integratie van data

Er is behoefte aan de integratie van verzuim-, rooster- en verlofdata om betere controles mogelijk te maken. Deze integratie zou uitzonderingen sneller kunnen opsporen en laten controleren.

8. InSite Beheerpagina

Het toevoegen van een beheerderspagina binnen InSite kan waardevol zijn, zodat beheerders meer vanuit een applicatie-interface kunnen werken.

9. Inloggen in de app

Een terugkerend probleem is dat gebruikers niet goed ingelogd blijven in de app. Snel inloggen via SSO werkt niet altijd goed omdat, afhankelijk van de instellingen binnen de organisatie, gebruikers steeds opnieuw door de hele tweefactor authenticatie van Microsoft moeten gaan. Een betere oplossing hiervoor zou veel gebruikersgemak opleveren.

10.Eindgebruikers

We kunnen meer input ophalen van de eindgebruikers, we krijgen voorlopig alleen positieve signalen. Maar wellicht hebben eindgebruikers nog meer goede ideeën waar wij niet aan denken.

Welke acties gaan we ondernemen?

Op basis van bovenstaande input hebben we de volgende beslissingen gemaakt:

1. We gaan onderzoeken welke opties er zijn om het aantal te beoordelen declaraties op korte termijn te reduceren. Hierbij proberen we stapsgewijs verbetering te behalen. We zullen onderzoeken of we een AI-oplossing kunnen toepassen binnen redelijke kosten, met als doel dat alleen declaraties met afwijkingen beoordeeld hoeven te worden.
2. We zullen voorlopig geen dashboardfunctionaliteit toevoegen. Omdat elke declaratie standaard in AFAS wordt ingeschoten, adviseren we om gebruik te maken van de bestaande AFAS-dashboards of een eigen dashboard bovenop AFAS te bouwen. Er zijn ook goede tools beschikbaar, zoals de dashboards van Oranje Consultancy.
3. De functionaliteit voor snel boeken gaan we de komende twee weken ontwikkelen. Hierbij zullen we ook de patroonfunctionaliteit meenemen, omdat dit de productiviteit aanzienlijk kan verhogen.
   
4. We gaan onderzoeken of we gebruikers langer ingelogd kunnen houden in de mobiele app, vergelijkbaar met de Pocket-app, zonder verlies van beveiliging.
   
5. Het beschikbaar maken van een beheerpagina voor InSite plaatsen we op de backlog, maar het heeft voorlopig geen prioriteit. Met single sign-on is het al eenvoudig genoeg voor beheerders om in te loggen.
   
6. We gaan een optie toevoegen om taken naar AFAS te sturen. Hierbij kunnen jullie zelf instellen welk type dossieritem en kenmerk moet worden meegestuurd. Je kunt bijvoorbeeld een vaste dag in de maand kiezen waarop het signaal wordt verstuurd. Dit gaan we beschikbaar maken voor de volgende rollen, waarbij je dit per rol kunt instellen:

o Medewerker: als er nog afgekeurde declaraties openstaan.

o Leidinggevende: als er nog te beoordelen declaraties openstaan.

o Payroll: als er nog te beoordelen declaraties openstaan.

o Beheerders: als er fouten zijn voorgekomen bij het updaten naar AFAS.

7. We gaan onderzoeken of we eindgebruikers direct feedback kunnen vragen in de applicatie, uiteraard met toestemming van klanten.

Voor ons was deze sessie een groot succes en we gaan dit binnenkort weer organiseren.