Sinds de wet Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM) op 1 juli is ingegaan, hebben we bij diverse klanten drie lessen geleerd om de registratie van woon-werkverkeer te vereenvoudigen. We zien dat veel AFAS klanten nog niet volledig klaar zijn voor de rapportage, dus er is nog werk aan de winkel.
Hieronder een aantal leerlessen die wij in onze oplossing hebben geïmplementeerd voor de rapportage in AFAS Profit. Sta je voor een vergelijkbare uitdaging? Misschien helpen deze inzichten of kan de declaratie oplossing jullie proces stroomlijnen.
Woon-werk correcties op dienstreis
Wij bieden een functionaliteit aan waarbij medewerkers een dienstreis kunnen declareren en hier wordt woon-werk op gecorrigeerd. Dit kan automatisch of handmatig.
Een belangrijke les die we hebben geleerd, is dat het aanmaken van aparte declaraties voor elke woon-werkreis in AFAS de automatische registratie vereenvoudigt. Door de heen- en terugreis (indien van toepassing) als aparte declaraties in te voeren, wordt het totale aantal kilometers correct geregistreerd, en kan het looncomponent de enkele reis aftoppen.
Dit maakt de kilometerregistratie voor woon-werkverkeer in één keer klaar omdat alle kilometers gelijk in het systeem staan. Hierdoor is een enquête niet meer nodig voor de medewerkers die via deze route woon-werk declareren. Voor medewerkers die geen dienstreizen maken hebben we een manier toegevoegd waarmee ze snel woon-werk ritten kunnen toevoegen.
Het aantal dossieritems gaat in dit geval wel omhoog, echter zien we dit niet als probleem omdat we hierdoor wel een volledige dossiervorming in AFAS hebben.
Woon-werk mutaties vanuit extern rooster of planningsysteem
Voor klanten die woon-werkverkeer registreren via een extern systeem, hebben we standaard een woon-werkcorrectie ingesteld in de declaratie oplossing. Als een medewerker een uitzondering heeft waarbij geen woon-werkverkeer van een dienstreis moet worden afgetrokken, kan de correctie eenvoudig worden uitgezet, waarna een reden opgegeven kan worden.
De externe loonmutaties kunnen dan via een analyse worden gecombineerd met de woon-werkafstanden. Op deze manier kunnen de benodigde afstanden voor de rapportage worden geïmporteerd, zonder dat er enquêtes nodig zijn onder medewerkers. De analyse is eenvoudig te bouwen door AFAS consultants of functioneel beheerders met een gegevensverzameling loonmutaties en medewerker/looncomponenten.
Niet alle vervoersmiddelen toestaan
Daarnaast hebben we ontdekt dat niet alle klanten alle vervoersmiddelen toestaan. Om dit te faciliteren, hebben we een optie toegevoegd waarmee specifieke vervoersmiddelen kunnen worden uitgevinkt, zodat deze niet selecteerbaar zijn in de declaraties. Dit helpt bij het stroomlijnen van het declaratie proces en zorgt ervoor dat alleen toegestane vervoersmiddelen worden geregistreerd.
Gebruiksvriendelijkere namen voor vervoersmiddelen
Standaard zijn de namen voor vervoersmiddelen in meervoud geschreven, deze kun je als beheerder zelf aanpassen door een vriendelijkere naam in te geven voor medewerkers. Hierdoor is de invoer weer iets gebruiksvriendelijker voor de medewerker.
Voorkeurs vervoersmiddel
Medewerkers kunnen in hun profiel een voorkeursvervoersmiddel kiezen zodat deze standaard ingevuld staat. Hierdoor zien we dat in 98% van de gevallen het veld niet meer aangepast hoeft te worden.
Conclusie
Met deze inzichten hebben wij de oplossing weer beter gemaakt en helpen we bedrijven om efficiënter te voldoen aan de nieuwe wettelijke verplichtingen en om de administratieve belasting voor hun medewerkers te minimaliseren. Deze aanpassingen maken de overgang naar de nieuwe wetgeving soepeler en helpen bedrijven om compliant te blijven zonder onnodige complicaties.
Ben je nog niet begonnen met de registratie? Wacht niet te lang met het starten van de gegevensverzameling, anders zul je achteraf gegevens moeten ophalen en berekenen om de rapportage aan te leveren. Doe je dit niet riskeer je in het jaar 2025 een flinke boete.
Wil je meer weten over deze oplossing(en)? Plan direct een afspraak in voor een demo