Oplossing boven AFAS: Hoe maak je een business case

Wij van OrangeCubes adviseren.....

Het is een veelvoorkomend scenario: je maakt gebruik van de standaard processen in AFAS Profit, InSite of OutSite, maar een deel van de gebruikers is ontevreden. Je wilt onderzoeken wat extra tooling kan betekenen en welke je dan moet kiezen.

Om goed onderbouwd en onafhankelijk een keuze te kunnen maken, raden we je aan een business case op te stellen. Met een business case schets je de noodzaak en onderbouw je de investering in een extra applicatie naast AFAS Profit. Ook helpt dit je om een betere keuze te maken.

 In dit artikel laten we je zien hoe je zelf een business case opstelt. Hiervoor nemen we als voorbeeld het declareren van reizen in AFAS. Wil je beter worden in het maken van beslissingen voor jouw AFAS-omgeving? Ontdek dan in dit artikel hoe je in concrete stappen jouw business case opstelt en zo onafhankelijk en doordacht een keuze maakt.

Onderaan dit artikel kun je twee voorbeeld bestanden downloaden, zonder dat je gegevens hoeft achter te laten!

Stap 1: Probleemstelling

Het begint met het formuleren van de context en probleemstelling. Beschrijf de huidige uitdagingen en inefficiënties die ervaren worden, zoals tijdsverlies, ontevreden gebruikers, fouten of gemiste omzet.

Tip: vraag bij de eindgebruikers feedback op, zo ben je er zeker van dat je alle problemen hebt verzameld. 

Bijvoorbeeld: "We gebruiken nu de standaard declaratiemodule van AFAS. Er is een groep van 200 ambulante medewerkers die dagelijks naar meerdere bestemmingen reizen en hogere volumes declaraties hebben. Voor deze groep is het huidige proces tijdrovend en we ontvangen klachten over gebruiksonvriendelijkheid vanuit de medewerkers."

Stap 2: Doelstellingen

Schrijf vervolgens een concrete en meetbare doelstelling op. Dit helpt bij het toetsen of een oplossing echt gaat helpen om aan het doel te voldoen. Denk hierbij aan tijdsbesparing, foutreductie of kostenbesparingen. Dit kun je later toetsen door gebruikers de oplossing te laten testen in het selectieproces. Zo krijg je direct feedback wat de eindgebruiker de beste oplossing vindt.

Bijvoorbeeld: "Ambulante medewerkers moeten 50% sneller kunnen declareren en geven de oplossing een 8/10 voor tevredenheid."

Stap 3: Randvoorwaarden

Formuleer de eisen en wensen zodat je weet waar je naar op zoek bent. Probeer inspiratie te halen uit andere software die je al gebruikt. Bijvoorbeeld:

• De oplossing moet medewerkers in staat stellen om alle reisbestemmingen per dag in te vullen.
• De oplossing moet net als Google Maps eenvoudig meerdere bestemmingen kunnen boeken voor een hele dag.
• Het aantal kilometers moet automatisch berekend worden net zoals Google Maps en woon-werkverkeer moet automatisch gecorrigeerd of berekend worden wanneer dit onderdeel is van een dienstreis.
• De declaratie moet te beoordelen zijn door leidinggevende volgens het organigram uit AFAS. Hierbij moet het rekening houden met meerdere dienstverbanden, formatieverdelingen en delegaties.
• De oplossing moet voor InSite en Mobiel te gebruiken zijn. Mobiel moet men kunnen inloggen met Microsoft Entra Single Sign-on
• Gegevens moeten automatisch worden gesynchroniseerd met AFAS zodat er geen handmatig werk nodig is om te importeren/exporteren.

Stap 4: Oplossingen

Geef een overzicht van potentiële oplossingen en schrijf per oplossing op waarom dat de beste is voor het geschetste probleem. Vermeld belangrijke functionaliteiten, voordelen en nadelen. Zoek naar oplossingen in de markt via Google, vraag in de AFAS-gebruikersgroep, bekijk de AFAS partnerpagina en vraag aan andere functioneel beheerders en consultants of zij oplossingen kennen.

 In het geval van declareren voor dienstreizen zien we in de markt  bijvoorbeeld: OrangeCubes declararen, Keenreiskosten of Simplex Dienstreizen.  

Stap 5: Cijfers

Breng de kosten en baten in kaart. Kijk hierbij naar de initiële kosten, maar ook naar de kosten als je in de toekomst gaat opschalen in het aantal gebruikers. Vergeet eventuele interne kosten niet.

Kosten: Maandelijkse kosten, eenmalige kosten, interne uren die je moet besteden.  

Baten: Beschrijf eerst kwalitatieve baten zoals gebruikerstevredenheid, kwaliteit of procesverbeteringen.  

Vervolgens maak je voor de baten ook een berekening zodat je kan beoordelen of de financiële investering ook te verantwoorden is. We hebben een voorbeeld berekening uitgewerkt in dit bestand:

BusinessCase Voorbeeld - Declareren.xlsx

De berekeningen in ons voorbeeld bestand zijn gebaseerd op de volgende parameters:

• Aantal Gebruikers: 200 ambulante medewerkers.
• Tijd per declaratie: 1 minuut per declaratie. Rekening houdende met opstarten applicatie, opzoeken adres, invullen gegevens, wachttijd en afsluiten.
• Aantal declaraties per dag: 4 declaraties per dag, wat neerkomt op 4 minuten per dag.
• Werkgeverskosten per uur van €45 
• Gemiddeld aantal werkdagen per maand van 21,75 dagen
• Kosten per maand per medewerker = 45 * 1,45 = €65,25 per maand
• Totaal kost dit voor de gehele populatie €13.050 per maand
• Jaarlijks komt dit neer op €156.600,00 per jaar (3480 uur!)
• Als we dit proces met 80% versnellen doordat alles snel in 1 declaratie besparen we op de invoer door medewerkers alleen al 2784 uur wat neerkomt op €125.280,00

En in deze berekening houden we nog geen rekening met minder fouten in de administratie, leidinggevende die sneller kunnen beoordelen en wat gebruikersgemak doet met de tevredenheid en productiviteit.

Kortom:

1. Meer tijd over voor klanten, cliënten of voor de medewerker zelf;
2. Voor iedereen is het proces eenvoudiger en zorgt voor minder kopzorgen!

Als we deze berekening maken met onze klanten dan komen er vaak nog betere gevallen uit. We staan er soms niet bij stil hoeveel tijd we kwijt kunnen zijn aan een inefficiënt proces.

Stap 6: Risicoanalyse

Het is ook goed om stil te staan bij eventuele risico's. Identificeer mogelijke risico's en stel strategieën voor om deze te mitigeren. Denk aan technische risico's, veranderingsmanagement en acceptatie door medewerkers. Heb je hier in het verleden problemen mee ervaren, denk hier dan van te voren over na om ervoor te zorgen dat het een succes gaat worden.

Stap 7: Implementatieplan

Maak een implementatieplan met tijdlijnen, verantwoordelijken en mijlpalen. Zorg dat de leverancier van de oplossing hierbij kan aansluiten en mee denkt in jullie implementatieproces. 

Stap 8: De uiteindelijke keuze

Als je deze stappen doorloopt en op papier uitwerkt, heb je een goede basis voor een business case. Je hebt inzicht in welke problemen er spelen, welke oplossingen er zijn, wat de verschillen zijn, en wat de kosten en baten zijn. Dit maakt de keuze eenvoudiger voor jezelf en de organisatie. 

Zie je zelf een probleem dat aangepakt moet worden, begin dan met deze stappen. Gebruik de volgende voorbeeldbestanden, deze hebben we alvast ingevuld voor bovenstaande casus!

Business case template - OrangeCubes.docx

BusinessCase Voorbeeld - Declareren.xlsx

Mocht je alsnog vastlopen, dan helpen wij je graag met het opzetten van een business case. Ongeacht de oplossing. Neem contact op via https://orangecubes.nl/afspraak/ en wij van OrangeCubes helpen je graag!