Sinds juli is de vernieuwde gebruikersinterface van de declaratieoplossing live gegaan. Het resultaat? Via AFAS InSite en de mobiele app declareren gebruikers moeiteloos zonder instructie. Hiermee is het uitrollen van de applicatie eenvoudig en medewerkers kunnen nog sneller hun declaraties indienen. Medewerkers met veel reisbestemmingen besparen hierdoor 80% aan declaratietijd. In deze blog nemen we je mee door de belangrijkste wijzigingen en de impact daarvan op het declaratieproces.
1. Weekoverzicht: Meer overzicht, minder moeite
Het weekoverzicht is nu overzichtelijker dan ooit. Alles kan vanuit één scherm geboekt worden, waardoor declaraties sneller worden ingediend en het altijd duidelijk is hoever je bent met de administratie van de week. Dit zorgt voor een efficiëntere afhandeling van declaraties en minder tijdverlies voor medewerkers. Ook worden dubbele declaraties minder ingediend door beter overzicht. Bekijk onderstaande video om te zien hoe je vanuit het weekoverzicht snel een nieuwe dienstreis of woon-werk declaratie kan boeken.
2. Notificatie icoon: Altijd op de hoogte
Met het nieuwe notificatie-icoon, voorzien van een teller, weet je altijd wanneer er een actie vereist is voor een afgekeurde declaratie. Dit zorgt ervoor dat geen enkele declaratie ongezien blijft en snel opgevolgd kan worden.
3. Duidelijke bevestigingen: Geen twijfel meer
Bij elke actie rondom een declaratie krijg je nu een duidelijke bevestiging. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat je altijd weet dat je actie succesvol is uitgevoerd. Dit is te zien in het filmpje onder punt 4.
4. Eenvoudig bestemmingen selecteren
Het selecteren van bestemmingen voor dienstreizen is nu uitgebreider. Je kunt nu naast zoeken in google en kiezen uit je favoriete bestemmingen ook zoeken en kiezen uit alle bestemmingen die je eerder hebt gebruikt, wat het proces versnelt en vereenvoudigt.
5. Kilometerberekeningen in tabelvorm
Het aantal kilometers, de automatische berekening van woon-werkverkeer en eventuele correcties worden nu beter weergegeven in een tabel. Zo is in één oogopslag duidelijk welke berekeningen zijn toegepast en hoeveel kilometers gedeclareerd kunnen worden. Ook dit is te zien in het filmpje hierboven.
6. InSite navigatie: Alles vanuit één pagina
De InSite pagina heeft nu een eigen navigatie, waardoor je als medewerker vanuit één pagina alle acties kunt uitvoeren in de applicatie met het menu aan de linkerkant. Dit zorgt voor een snellere en gebruiksvriendelijkere ervaring.
Voor het beoordelen van declaraties:
1. Specifieke weergave voor beheerders
Functioneel beheerders, HR of salarisadministratie hebben nu een eigen weergave waarin ze alle declaraties kunnen inzien en controles kunnen uitvoeren of vragen beantwoorden. Deze rollen zijn apart te autoriseren door beheerders.
2. Gedetailleerde kilometerberekeningen
Net als voor de medewerkers worden ook voor beheerders de kilometerberekeningen nu beter getoond in tabelvorm. Dit biedt direct inzicht in de berekeningen en eventuele correcties.
3. Snellere goedkeuring met pop-up berichten
Bij het goedkeuren en multi-select goedkeuren volgen er nu kleine pop-up berichten (Toast) die niet blokkerend zijn. Hierdoor kunnen declaraties sneller worden goedgekeurd en weet je altijd of de juiste actie is uitgevoerd.
Impact van de wijzigingen
De impact van deze verbeteringen hebben we gemeten bij gebruikers, en dit hebben we de afgelopen weken gezien:
1. Eenvoudige adoptie door nieuwe gebruikers
Nieuwe gebruikers kunnen zonder enige instructies declareren. De applicatie spreekt voor zich en de adoptie van nieuwe gebruikers verloopt probleemloos. In de meest recente implementatie zijn er meer dan 2000 declaraties in de eerste week ingediend zonder vragen, zonder training en zonder uitgebreide instructie.
2. 50% minder clicks nodig
In vergelijking met de oude versie zijn er nu 50% minder clicks nodig om een declaratie in te dienen.
Vergelijking met de standaard declaratie van AFAS
Een van onze klanten meldde een indrukwekkende verbetering: Voorheen moest een medewerker 400 declaraties per maand indienen voor dienstreizen met de standaard declaratieformulieren in AFAS. Met de declaratieoplossing van Orangecubes boven de AFAS-omgeving zijn het nu nog maar 20 declaraties per maand. Het indienen van de dienstreizen t.o.v. de oude situatie is nu 95% sneller dan voorheen! Naast de snelheid zorgt het kunnen declareren van meerdere bestemmingen ook ervoor dat er minder foutieve declaraties worden ingediend.
Zijn er medewerkers die binnen jouw organisatie ook reizen met meerdere bestemmingen moeten declareren? Plan een adviesgesprek in en we rekenen samen de business case uit. Wellicht kun jij ook een verbetering van 95% realiseren voor deze groep medewerkers.
.png){kind=logo}
