Nieuwe release: Uren boeken, verlof, verzuim, uren ontrafeling, meerdere standplaatsen, patronen...
De nieuwste update van de dagboekoplossing voor AFAS is sinds deze maand live. We hebben weer een aantal functionaliteiten toegevoegd en bestaande geoptimaliseerd om organisaties in staat te stellen nog efficiënter te registreren. Lees er alles over in deze blog.
Uren boeken
Hoe fijn is het als je alles vanuit één scherm kan overzien en registreren? Voor ons is dat een must. Daarom is het nu mogelijk om naast reizen, onkosten en loonmutaties ook uren te registreren in de applicatie. Niet alleen het registreren is hiermee makkelijk, maar ook het beoordelen is gebruiksvriendelijker.
Urenontrafeling
Veel organisaties werken met bepaalde regelingen waardoor uren buiten reguliere werktijden anders vergoed worden. Vaak verloopt dit handmatig waardoor het registreren fout gaat of medewerkers weten niet welke urensoorten ze moeten kiezen. Hiervoor hebben wij met het uren boeken ook een ontrafelfunctionaliteit gemaakt.
- Stel zelf een regeling samen en geef aan op welke dagen en tijdstippen welk urensoort geboekt moet worden.
- Medewerkers registreren uren en het systeem kiest automatisch een urensoort.
Bijzonderheden signaleren voor beoordelaars
Je moet een declaratie, thuiswerkdag of gewerkte uren beoordelen. Maar je weet verder niet wat de medewerker op die dag gedaan heeft. Ga je alles nalopen, alles goedkeuren of zoek je alleen de bijzondere gevallen op? Om dit proces te vereenvoudigen hebben we diverse signaleringen voor beoordelaars toegevoegd. In het beoordeelscherm worden boekingen als bijzonder gekenmerkt om op te filteren en zijn de volgende meldingen zichtbaar indien van toepassing:
- Geboekt op een verzuimdag
- Geboekt op een verlofdag
- Bevat handmatige correctie van berekende KM
- Op sluitingsdag geboekt
- Op weekend geboekt
- Bevat woon-werk deel
Patroonboeken
Er zijn veel medewerkers die volgens een vast patroon werken en reizen. Met de functionaliteit patroonboeken kunnen medewerkers een vast wekelijks of tweewekelijks patroon instellen voor reizen en loonmutaties. Het systeem zal automatisch de boekingen aanmaken, tenzij er bekend is dat er bijvoorbeeld verlof of verzuim is. Hiermee automatiseer je een groot deel van de boekingen voor veel mensen.
Integratie verlof & verzuim
Verlof- en verzuimgegevens kunnen nu worden opgehaald uit AFAS. Hierdoor zien medewerkers in het week- en maandoverzicht dat er op een bepaalde dag verlof of verzuim is geregistreerd. Ook wordt in het beoordeelscherm een bijzonderheid getoond wanneer een boeking op een verlof- of verzuimdag plaatsvond.
Notificaties op InSite
Een van de voordelen van de dagboekoplossing is dat het beoordelingsproces efficiënter is voor de beoordelaar. Het nadeel is dat hierdoor geen gebruik wordt gemaakt van de standaard workflow en taken in AFAS InSite. Met de notificatiefunctionaliteit kun je wekelijks een dossieritem laten insturen in AFAS, zodat gebruikers geïnformeerd worden via een workflow. Dit is mogelijk voor de volgende onderdelen:
- Voor medewerkers: Als er afgekeurde declaraties openstaan.
- Voor leidinggevenden: Als er te beoordelen declaraties openstaan.
Meerdere standplaatsen
Als medewerkers woon-werk krijgen voor het reizen naar meerdere standplaatsen dan wil je dit zo simpel mogelijk maken. Beheerders kunnen nu meerdere standplaatsen aanmaken per werkgever. Medewerkers kunnen deze selecteren om automatisch woon-werkberekeningen te genereren. Het systeem berekent de afstanden automatisch zodat het juiste deel als woon-werk kan worden uitgekeerd. Hierbij is het mogelijk om diverse manieren van kilometerberekening te kiezen zoals dynamisch, alleen de heen-weg, een vast aantal uit een looncomponent of alleen de terug-weg.
Twee-staps beoordeling
Voor alle soorten boekingen kan nu ook worden ingesteld dat de declaratie eerst door de leidinggevende en daarna door HR/payroll wordt beoordeeld. Dit is naast de al bestaande opties van automatisch goedkeuren, beoordelen door leidinggevende of beoordelen door HR/Payroll.
Lees meer over deze release in de releasenotes!