Weg met Excel: Slimmer declareren met gespecialiseerde tools

published on 02 December 2024

Waarom je beter niet kunt declareren in Excel

Excel is een begrip voor elke organisatie. Het programma bestaat al bijna 40 jaar en wordt veelvuldig gebruikt. Dat betekent ook dat hier vaak in wordt gedeclareerd, terwijl dat beter op een andere manier kan. We vertellen je in deze blog graag waarom andere tooling hier volgens ons geschikter voor is.

De risico’s van declareren in Excel

Voordat je denkt dat we een hekel hebben aan Excel: dat is niet zo. Maar Excel kent risico’s als het gaat om declaraties. Declareren vereist namelijk veel persoonlijke informatie en details. Om dit te verduidelijken, hebben we wat risico’s op een rijtje gezet.

Centrale plek

Excelsheets worden vaak niet op een centrale plek opgeslagen. Hierdoor kunnen ze rondslingeren en blijven ze vaak ergens in een map staan.

Datalek

Excelsheets bevatten vaak adressen van medewerkers of cliënten. Als ze niet goed opgeslagen zijn, vormen ze een risico op een datalek van gevoelige informatie.

Fouten en niet up-to-date

Een nieuwe route of ander adres toegevoegd? Dan moet de afstand worden opgezocht en handmatig in Excel worden gezet. Dit wordt vaak onjuist gedaan of vergeten, waardoor informatie niet up-to-date is.

Frustratie

Excel kan complex zijn, vooral als er met formules wordt gewerkt. Dat levert frustratie en fouten op. Ook werkt Excel vaak enkel op een desktop, waar veel organisaties liever vanaf mobiel declareren.

Controle

De sheets zijn moeilijk om te controleren. We krijgen van veel organisaties terug dat zij geneigd zijn om declaraties blind goed te keuren als er Excel wordt gebruikt.

Alternatieve tooling voor declaraties

Je weet nu wat de risico’s van declareren in Excel zijn. Maar wat is dan wél een veilige manier? Er zijn veel tools beschikbaar die declaraties efficiënter en veiliger maken. Zo ook de OrangeCubes declaratie- en loonmutatie cube. Onze oplossing is gespecialiseerde declaratiesoftware die naadloos meedraait in je eigen AFAS-omgeving.

De voordelen van tools zoals de onze, zijn dat ze specifiek voor declaraties bedacht zijn. Excel is juist een heel breed ingestoken programma en mist daarom bepaalde functies.

Functies in gespecialiseerde declaratiesoftware

Software die de focus op declaraties heeft, kent betere beveiliging en gebruiksgemak. Dat geldt ook voor onze OrangeCubes tooling.

Integratie

Onze tooling is gemaakt voor integratie met boekhoud- en HR-systemen zoals AFAS. Hierdoor worden declaraties automatisch goed meegenomen.

Veilig in de cloud

Alle data is centraal en beveiligd opgeslagen in de cloud. Zo kan deze niet verloren gaan en is de kans op datalekken minimaal.

App

Met de mobiele app zijn declaraties altijd bij de hand. Handig, want zo kunnen medewerkers deze direct invoeren.

Eenvoudige goedkeuringsprocessen

Regel voor regel nakijken kan lang duren. Tooling die eenvoudige goedkeuringsprocessen heeft, zoals de multiselect functie in de OrangeCubes declaratie- en loonmutatie cube, scheelt tijd en moeite.

Kortom, door een gespecialiseerd systeem te gebruiken, kun je het declaratieproces stroomlijnen, kosten besparen en risico’s minimaliseren. Wil je hier meer over weten?

Neem dan contact met ons op. We lichten de voordelen graag verder toe!

Read more