Administratieve processen wil je zo eenvoudig en foutloos mogelijk te maken. Ben je AFAS gebruiker? Dan hebben we voor jou een oplossing ontwikkeld voor het automatisch berekenen en corrigeren van woonwerk tijdens dienstreizen. Met deze functionaliteit in onze declaratieoplossing zorgen we ervoor dat medewerkers niet meer hoeven na te denken over hun woon-werkverkeer bij het boeken van hun reizen. Dit proces automatiseren we volledig. In deze blog leggen we uit hoe het werkt en welke voordelen het biedt.
Automatisch berekenen en corrigeren van woon-werkverkeer
Wanneer medewerkers naar meerdere bestemmingen reizen, is het cruciaal om het proces eenvoudig en nauwkeurig te houden. Onze oplossing zorgt ervoor dat de complexiteit van woon-werkverkeer wordt weggenomen. Bij het boeken van dienstreizen wordt het woonwerkverkeer automatisch berekend en, indien nodig, gecorrigeerd. Hierdoor minimaliseren we fouten en verhogen we de efficiëntie.
Instellen van automatisch berekening van woonwerk
Als beheerder kun je instellen hoe woonwerk automatisch berekend kan worden binnen onze applicatie. Wij laten het in de video hieronder zien. Standaard gebruiken we de gegevens uit AFAS.
Hierbij houden we rekening met:
- Het adres van de medewerker in AFAS op de datum van de declaratie.
- De standplaats die op de functieregel is vastgelegd op de datum van de declaratie.
- De woonwerkafstand die via een looncomponent is bepaald op de datum van de declaratie.
Naast de standaardinstellingen bieden we ook flexibiliteit. Het is mogelijk om woonwerk op andere manieren te berekenen, zoals automatische berekening via Google of handmatige invoer zonder een looncomponent in AFAS. Het is ook mogelijk om met meerdere standplaatsen te werken.
Dynamisch aanpassen aan mutaties in AFAS
Onze oplossing houdt ook rekening met mutaties die in AFAS plaatsvinden. Als een medewerker zijn reizen voor de hele dag opgeeft, haalt het systeem automatisch het thuisadres en de woonwerk locatie van de betreffende datum op. Dit betekent dat wijzigingen in adres of werkplek direct worden meegenomen in de berekeningen.
Usecase: registratie van reizen naar meerdere bestemmingen
Stel, een medewerker boekt een reis met zes bestemmingen. Het systeem berekent en corrigeert automatisch de woonwerk kilometers. Aan het einde van de dag zie je direct de correcties op basis van het aantal gereden kilometers. Dit voorkomt fouten en zorgt voor een nauwkeurige declaratie van reiskosten.
Voordelen van automatisering bij woonwerk berekening
De automatisering van woonwerk berekeningen biedt diverse voordelen:
- Tijdsefficiëntie: Medewerkers hoeven niet meer handmatig woonwerk kilometers in te voeren, wat tijd bespaart.
- Nauwkeurigheid: Automatische berekeningen en correcties minimaliseren fouten.
- Gebruiksgemak: Het proces is eenvoudig en gebruiksvriendelijk, zowel voor medewerkers als beheerders. Met de flexibele instellingen sluit het perfect aan op jouw proces.
Voldoe aan de Wet Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM)
Bij OrangeCubes streven we ernaar om declareren en het werken met de wet werkgebonden personenmobiliteit zo efficiënt en foutloos mogelijk te maken. Met onze oplossing voor het automatisch berekenen en corrigeren van woonwerk tijdens dienstreizen, bieden we een geweldige oplossing bovenop AFAS tool die tijd bespaart, fouten vermindert en het declaratieproces vereenvoudigt. Probeer het zelf en ontdek hoe deze functionaliteit uw administratieve processen in AFAS nog verder kan optimaliseren.
Is dit iets voor jou organisatie en medewerkers? Bekijk onze oplossing en maak een afspraak via https://orangecubes.nl/declaratieoplossing/ We helpen je graag verder.
.png){kind=logo}
